準確、效率、安全！做好倉庫管理的3大關鍵點
2020-08-13 08:40:34
王良忠
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倉庫擔負著所有物料的進、出及庫存的管理，為公司運作的基礎，特別是生產型企業。所以倉庫的運作效率直接決定著企業的運作效率，倉庫的管理也越來越受企業的重視。 各個部門及其崗位都有其價值體現，倉庫也不例外。倉庫管理的價值可以概括為三點：準確、效率、安全。 倉庫的準確主要體現在數據的準確，包含操作及庫存的準確。準確率是倉庫工作人員最主要也是最直接的業績衡量指標，在控制準確率方面主要體現在數據錄入、文件管理、稽核監督三方面：
在這方面主要體現為做帳方式。倉庫記帳方式分為手工帳和電子帳兩大類。手工帳為最原始的記帳方式，初期為流水帳，也就是逐筆依次記錄下來，像流水一樣，這種方式的優點為做帳簡單，缺點為主要體現在查找困難，進出數據不夠連貫及清晰。另一種記帳方式叫復式記帳，所謂復式記帳就是采用類似坐標軸這樣的方式將同一種名稱下的其它信息一起集中在一起體現出來，相對流水帳來說，復式記帳法更清晰，也更易于查詢，體現出的信息也是多方面的，不只提高準確率，也在一定程度上提高了效率。ERP系統為電子帳，采用的為復式記帳法，而且是具有一定智能化的網絡操作軟件系統，可以具備多種索引方式，記帳方式也分很多種，如正常采購的PO及訂單出貨、RMA退貨及退供應商與報廢的進出、免費收貨等多種區別方式，更加清晰。執行文件分為流程文件及操作記錄文件，流程文件的作用為規范操作，這類文件對準確率不夠成直接影響，對準確率有影響的主要為操作記錄文件，具體體現為倉庫所有涉及物料進出的文件。這類文件的數據是確認數據是否準確的重點依據，也是最原始的資料，所有的操作都必須依照文件來實行，所有操作及其改動也必須在文件上有所體現，包括相關人員的簽名等。倉庫管理在稽核和監督方面具體體現為核對操作記錄及對倉庫進行盤點（也可以是局部盤點）。核對操作記錄就是將前一天的進出文件與帳上的進出數據進行逐筆核對，只要帳上數據與原文件一致則可以認為庫存準確，如實物出現差異則是屬于倉庫操作管理及安全的問題。盤點則是對庫存數據與實物的再次確認，以提高準確度，這個盤點可以是全盤，也可以是局部盤點，如果歷次盤點準確率都較高的話，則可以考慮改為局部抽查盤點。
倉庫的運作效率主要體現在兩大塊，分別為倉庫操作的進、出存取時間周期及對突發事件的應對反應時間。
要縮短倉庫操作的時間周期，可以通過以下方式來實現： 一個規劃合理的倉庫，可以最大限度的利用現有資源，也可以提高操作效率。在規劃倉庫時應該先考慮建筑結構，包括門、電梯、貨臺、消防設施等位置。再根據結構來設置通道，通道應該對著門、電梯等出入口。然后是對倉庫進行區域劃分，一般常用的區域為存儲區（合格品區與不合格品區及包材輔料）、辦公區、進貨暫存區、出貨備貨區等。其中辦公區應在門口顯眼位置，進貨暫存區可以設在貨臺或稍寬敞的門口位置，出貨備貨區一般設在貨梯口附近的位置或者靠近出口的寬敞地方，存儲區域則根據物料種類的劃分，合格品區域應在便于進出的靠外位置，不合格品區及包材輔料區應在倉庫最里面的角落位置。 環節的減少也是對操作流程的優化，具體為減少一些操作文件的審批環節及經手人的數量，平衡各方工作量，盡量將相似的工作集中在少數人身上，并在一定程度上對操作人員進行授權操作，培養操作人員的自主性及獨擋一面的能力。清楚了解各部門工作職責及相應的聯系窗口，減少詢問查詢的時間。 庫位是庫存位置的簡稱，在存儲區域確定后就需要劃分庫位，并且需要對其進行編號管理，以便于區分和查找存取。庫位的細致程度可以根據實際需要來定，如果產品比較小，要在一個卡板上貨多種貨物或者產品種類過多的話，那庫位就應該以卡板位來進行編號；如果每個卡板上存放的產品比較單一或者整個倉庫存儲的產品種類不多且量比較大的情況下，那么庫位可以長條弄的單列區域進行庫位編號。理貨也就是貨物的整理，這個環節一般是針對每天進貨量大、卸貨頻繁、品種較多的情況下才會設置的操作，作用就是為了將收貨和入庫環節進行細分，以提高收貨和入庫效率和準確率。具體為單獨設置一個崗位對所有缷下的貨物進行整理區分，然后將其轉入相應的庫位進行存儲。 貨物的合理擺放可以增加物料的安全性和提高存取查找的效率，特別是針對高層貨架的倉庫這點尤其重要。貨物的擺放除了碼放整齊以外，還分別有重不壓輕、大不壓小、標簽朝外、使用頻率優先這幾個原則。在倉庫管理方面來說，5S用來提升效率的主要也就前面兩點，即整理是將物品分類擺放，將必要與不必要的東西分開，清理堵塞通道的雜物，將完全用不到的清理出倉庫；整頓其實就是整理的一種強化及保持，在對物品整理清楚后接下去要做的就是規化其存放位置及進行合理擺放，以提高查找效率。倉庫做為一個服務性的部門，需要為多個部門提供庫存查詢及緊急貨物在倉庫的進出狀況等信息，在這方面的反應時間也是效率；還有一個就是應對突出事件時的反應時間。 倉庫涉及到的就是貨物，所提供的服務也都與貨物有關，簡單易用的庫存帳目系統能夠快速的提供這方面的查詢，讓每個人都可以為人查詢庫存；另一方面就是緊急貨物在倉庫的進、出狀況查詢，這方面主要體現為貨物信息的傳達及共享，這樣就能準確快速的得到相關貨物信息，給各部門工作帶來便利。 世事無絕對，總有流程沒有涉及到的方面，對待突發事件能夠快速反應和應對處理也是效率的一種具體體現方式。a、應對部門：清楚了解各部門職責及相應處理人員的聯系方式，做到有條不紊。b、應急制度：在本部門設立應急處理人，由負責聯系相關人員進行協調處理，共同尋找解決方案，并且在事后制定改善措施，預防同樣事件再次發生。 倉庫的安全主要分為兩大類，分別是物料安全和操作安全 。
防損（防水、防火、防盜、防破損）及預防過保質期。防水、防火、防盜可以通過安全制度來預防，防破損則為要通過物料擺放原則及規范操作來預防；保質期則主要通過先進先出（FIFO: First In First Out）來預防，在先進先出方面，對物料實行批次號+庫位結合在一起管理比較簡單有效，即對倉庫的所有物料在入庫時就對其進行流水編號管理，然后再對不同時間進貨的同種物料進行分開庫位的存儲，在出庫時優先使用編號靠前的物料，這樣能在一定程度上預防物料過保質期。 這方面主要體現為操作人員的安全。現在都提倡安全生產，首先需要制度安全制度，其次是編寫操作規范文件，最后是對操作人員進行安全意識培訓，另外公司還可以適當的提供勞保用品以增加安全保障系數。
